Veliko ljudi se vsako leto odloči za samostojno poslovno pot. To pot jim olajša tudi spletno računovodstvo, ki predstavlja rešitev, ki takšnim podjetjem zagotavlja maksimalno povezanost s knjigovodskim servisom in informiranost.
Če podjetju vodi računovodstvo oziroma knjigovodske storitve servis, največkrat podjetje samo izdaja in prejema račune. Nekatera podjetja vodijo tudi lastno materialno knjigovodstvo. Dokumenti, ki nastajajo v poslovanju podjetja se izpišejo in prenesejo v računovodski servis, kjer se knjižijo. Servis običajno vodi tudi davčne evidence in obračunava plače. Oba dela sta precej ločena, saj ima podjetje nadzor nad računi, servis pa nad vknjižbami. Zaradi obilice ročnega dela (servis mora prepisati v svoj sistem podatke, ki jih dobi od podjetja) je tak način vodenja poslovnih knjig precej drag. Še dražje pa je pogosto pomanjkanje podatkov, saj so mesečne bilance zaradi zaostankov redke, stanja odprtih postavk pa zahtevajo veliko dela.
Zaradi zgoraj naštetih razlogov se postavljajo cilji, ki jih mora doseči spletno računovodstvo:
- Zmanjšati količino dela, potrebnega za spremljanje zahtevanih računovodskih in davčnih evidenc.
- Nuditi ažurne podatke, ki jih vsako podjetje rabi najmanj dnevno osvežene in mesečne bilance, ki pomagajo vodstvu podjetja pri vodenju in odločanju.
- Zmanjšanje napak pri usklajevanju dela računovodskega servisa in klienta.
- Osnovni problem še vedno ostaja dokumentacija v papirni obliki. Za doseganje tega cilja je potrebno hkrati na obeh straneh omogočiti vpogled v papirno dokumentacijo, kar lahko dosežemo z elektronskim dokumentacijskim sistemom (skenirani dokumenti).
Na slovenskem trgu je prisotnih kar nekaj ponudnikov, ki imajo po konceptu aplikacij primerljive rešitve. Vse internetne aplikacije pa se čedalje bolj trudijo zadostiti in odgovoriti na najpogostejše zahteve in najpogostejša vprašanja, ki si jih postavljajo podjetniki pri izbiri poslovnih aplikacij.
Najpogostejše zahteve pri izbiri spletnega računovodstva:
- Rabim ažurne podatke
Spletno računovodstvo mora omogočiti pregledovanje in izvajanje računovodskih storitev s poljubne lokacije, ob katerikoli uri ali dnevu. Dostop mora biti omogočen tudi s kateregakoli spletnega brskalnika.
- Kako naj si uredim dokumente, da jih bom vedno našel
Spletna aplikacija mora med drugim vsebovati tudi digitalni dokumentacijski sistem z mnogimi rešitvami, kot je na primer samodejno shranjevanje dokumentov po strankah, kar omogoča enostavno iskanje originalnih dokumentov .
- Stroški računovodskega servisa so previsoki
Dokument, ki ga podjetnik vnese v sistem mora pomeniti tudi manj dela za knjigovodjo. V tem primeru pa mora knjigovodstvo zmanjšati ceno storitve, saj porabi v takem sistemu manj časa za posamezno stranko.
- Podjetnik ne utegne slediti zakonskim spremembam in ni prepričan, da jim je sposoben slediti njegov knjigovodja
Ponudnik internetnih storitev je tisti, ki mora poskrbeti, da aplikacije za računovodstvo delujejo v skladu z veljavnimi predpisi. Bojazen, ki jo ima mnogo podjetnikov, da njihov računovodja ne sledi zakonskim spremembam, je v primeru takih aplikacij zavarovana s tem, da posluje na enakem sistemu mnogo različnih uporabnikov in bi se jim napaka le s težka izmuznila.
- Skrbi me varnost mojih podatkov
Pravilno arhiviranje podatkov je posel, ki ga malokateri uporabnik pravilno opravlja. Zaradi tega se od elektronskih aplikacij za računovodski servis zahteva, da prevzamejo to rutinsko delo nase, in ga zanesljivo opravijo.
Vir: Boris Kalin, Spletno knjigovodstvo, Zaključna strokovna naloga visoke poslovne šole, 2008